Süreç Haritalama Nedir, Nasıl Yapılır?
Güncelleme tarihi: 10 Eyl
Süreç haritalama konusuna geçmeden önce bazı temel kavramlara açıklık getirelim. Öncelikle "süreç ve iş akışı nedir?" sorusuyla başlayacak olursak, birden fazla tanım olduğunu ifade etmemiz gerekir. Süreç; belirli bir girdiyi, katma değer yaratan bir çıktıya dönüştüren, birbiriyle ilişkili ve ardışık faaliyetler dizisine, yani genel anlamda iş akışı adımlarına verilen addır.
Normal yaşamda olduğu gibi iş yaşamı da bir dizi süreçten ibarettir. Organizasyonların temelini merak edenlerin sorduğu "iş akış süreçleri nelerdir?" sorusunun yanıtı da tam olarak kurumun her gün yürüttüğü bu operasyonel dizilimlerde yatar. Günümüzde bu kavram, hemen her türlü yönetsel uygulamanın temelini oluşturduğu için ajandalarımızın en üst sıralarında yer almaktadır.
Peki, süreci yönetmek ne anlama gelir? Süreç Yönetimi; kurumsal mükemmelliğin ve sürdürülebilirliğin temel taşıdır. Dikey ve hantal organizasyonel şemalar yerine, yatay iş akışlarına ve müşteri memnuniyetine odaklanan dinamik bir sistemdir.
İçindekiler
Süreç Haritası Nedir ve Neden Önemlidir?
En çok merak edilen konulardan biri olan Süreç Haritalama Nedir sorusuna net bir cevap verelim: Süreç haritalama, bir organizasyondaki iş adımlarının, işleyişin ve karar noktalarının şematik olarak görselleştirilmesidir. Bu tanımla bağlantılı olarak Süreç Haritası Nedir diyecek olursak; bir işin başlangıcından bitişine kadar katettiği tüm aşamaların uçtan uca tanımlanarak oluşturulan detaylı bir iş akış diyagramı veya görsel modelidir diyebiliriz.
Kurumların operasyonel mükemmelliğe ulaşmasında süreç haritalandırma hayati bir rol oynar. Bu sayede departmanlar arası iletişim kopuklukları giderilir, standartlaşma sağlanır ve tekrar eden hatalar minimuma indirilir.
Süreç Haritası Nasıl Hazırlanır?
Bir kurumu iyileştirmenin ilk adımı olan Süreç Haritası Nasıl Hazırlanır konusu, üzerinde titizlikle durulması gereken bir projedir. Etkili bir başlangıç için Süreç Haritalama Nasıl Yapılır sorusunun adımlarını izlemek gerekir:
Amacı Belirleme: Süreç haritası oluşturma aşamasından önce, bu çalışmanın neye hizmet edeceği (mevcut durumu mu, iyileştirilmiş durumu mu çizeceği) netleştirilmelidir.
Sınırları Çizme: Sürecin nerede başlayıp nerede bittiği çok iyi saptanmalıdır. Aksi takdirde süreç kargaşası yaşanabilir.
Ekip ve Zaman Planlaması: Ortalama bir işletmede 150-400 arası süreç bulunur. Eğitilmiş analistlerle, doğru bir İş Akış Tablosu üzerinde veriler toplanarak zaman planlaması yapılmalıdır.
Süreç Haritalama Teknikleri Nelerdir?
Süreçlerin yapısına ve organizasyonun analiz ihtiyacına göre çeşitli Süreç Haritalama Teknikleri kullanılmaktadır:
Süreç Etkileşim Haritası (SIPOC): Tedarikçileri, girdileri, çıktıları ve müşterileri üst seviyeden gösteren yüksek düzeyli bir çerçevedir.
Aşamalı / Kulvarlı Akış Şemaları: İş adımlarını departmanlara göre dikey/yatay kulvarlara bölen etkili bir tekniktir.
Süreç Akış Haritası ve Değer Akış Haritalama (VSM): Yalın üretimde kullanılan, değer yaratan ve yaratmayan adımları ayırt eden detaylı görselleştirmelerdir.
İş Akış Şeması Nedir ve Çeşitleri Nelerdir?
Görselleştirme aşamasında en çok duyduğumuz kavramlardan bir diğeri şemalardır. Peki, İş Akış Şeması Nedir? Belirli bir sürecin adımlarını, uluslararası standartlara sahip (örneğin BPMN) sembollerle gösteren yapılara verilen isimdir. Kurumların ihtiyaçlarına göre değişen iş akış şemaları nelerdir sorusunun cevabı; basit karar ağaçlarından, karmaşık departmanlar arası geçişleri gösteren kulvarlı şemalara kadar uzanır.
Başarılı bir İş Akış Şeması Nasıl Yapılır sorusu, doğru sembollerin kullanımıyla yanıt bulur. Etkili bir İş Akış Şeması Oluşturma işlemi, karmaşık işleri şeffaf hale getirir ve darboğaz analizine büyük katkı sağlar.
Süreç Haritası Sembolleri
Süreç haritası oluştururken kullanılan nesne ve simgelerin evrensel bir dili vardır. Doğru Süreç Haritası Sembolleri ile çizilmiş bir şema, herkes tarafından kolayca okunabilir.
Yukarıda da görüldüğü üzere;
Mavi renkli dikdörtgenler aktiviteleri (görevleri) içerir.
Kahverengi altıgenler olayları gösterir; süreçler olayla başlar ve biter.
Yeşil baklava kutuları bir kararı ifade ederken, sarı ve gri şekiller notları ve dokümanları simgeler.
Süreç Haritası Örnekleri ve İnceleme
Kurumsal hafızayı görselleştirmek adına Süreç Haritası Örnekleri incelemek her zaman ufuk açıcıdır. Başarılı kurumlar, prosedür sayfaları yerine çalışanlarına okuması daha kolay olan İş Akış Şeması Örnekleri sunmaktadır.
Aşağıda karmaşık bir operasyonun nasıl basitleştirildiğini gösteren bir İş Akış Şeması Örneği / Süreç Haritası Örneği yer almaktadır:
Yukarıdaki iş akış şeması/süreç haritası örneğinde; irsaliye ve fatura kesim sürecinin, karar noktalarının (kavuniçi/yeşil elmaslar) ve aktivite adımlarının (mavi dikdörtgenler) nasıl birbirine bağlandığı net bir şekilde görülmektedir.
Süreç Tabanlı Kurumsal Yönetim Modeli ve Smart KYP
Kağıt üzerinde kalan veya mikro detaylara boğulan süreç haritaları, kurumun esnekliğini kısıtlar. Bu nedenle süreç yönetimi statik bir belgeleme değil, yaşayan ve dinamik bir Süreç Tabanlı Kurumsal Yönetim Modeli olmalıdır. Bu modeli kusursuz biçimde inşa etmek için doğru teknolojik altyapıya ihtiyaç vardır. Smart KYP, tam da bu ihtiyaca yönelik geliştirilmiş bir sistemdir.
SMART Kurumsal Yönetim Portalı üzerinden süreç haritalarınızı oluşturarak kurumunuzdaki yüzlerce sürecin standardizasyonunu sağlayabilirsiniz.
Özetle, dinamik ve dijital altyapıya sahip bir süreç haritalama, size sadece zaman ve para kazandırmakla kalmaz; aynı zamanda norm kadro planlaması, performans değerlendirme ve risk yönetimi gibi tüm stratejik İK fonksiyonlarınızı tek merkezden yönetmenizi sağlar. Kapsamlı bilgi ve sunum için info@moers.com.tr adresinden bize ulaşabilirsiniz.
Süleyman Işık
Sık Sorulan Sorular
Süreç yönetimi nedir?
Süreç yönetimi, organizasyondaki iş süreçlerinin kurumsal hedefler doğrultusunda tanımlanması, tasarlanması, yürütülmesi, ölçülmesi ve sürekli olarak iyileştirilmesini sağlayan bir yönetim yaklaşımıdır.
Süreç haritalama ne anlama gelir?
Süreç haritalama, bir organizasyondaki iş adımlarının, iş akışının ve karar noktalarının şematik olarak görselleştirilmesi işlemidir.
Süreç haritalamanın temel amacı nedir?
Karmaşık iş akışlarını şeffaf hale getirmek, aksayan noktaları tespit etmek ve kurumsal verimliliği artırmaktır.
Süreç haritaları kurumsal hafızaya nasıl katkı sağlar?
Kurumda yapılan iş ve işlemler genelde o işi yapanların zihninde olduğundan, kişiler ayrıldığında bilgi de kaybolur; süreç haritaları ile bu bilgiler kayıt altına alınarak kurumsal hafıza oluşturulur ve sürdürülebilirlik sağlanır.
Süreç haritaları üzerinden darboğaz analizi nasıl yapılır?
Süreçte bir darboğaz varsa, bunun tespiti süreç haritaları üzerinde işaretlenen işlem adımları (aktiviteler) bazında tek tek ele alınarak ve değerlendirilerek yapılır.
SIPOC tekniği nedir ve hangi durumlarda tercih edilir?
SIPOC; sürecin tedarikçilerini, girdilerini, adımlarını, çıktılarını ve müşterilerini üst seviyeden gösteren yüksek düzeyli bir çerçevedir ve detaya girmeden ana sınırları belirlemek için tercih edilir.
Süreç haritalama çalışmasına nereden başlanmalıdır?
Çalışmaya başlamadan önce amaç net bir biçimde ortaya konmalı ve işin mevcut halinin mi yoksa iyileştirilecek halinin mi haritalanacağı en baştan belirlenmelidir.
Bir işletmede ortalama kaç adet süreç bulunur?
Sektörüne ve büyüklüğüne göre değişmekle birlikte, ortalama bir işletmede 150 ile 400 arasında süreç bulunmaktadır.
Süreç haritası sembollerinden mavi dikdörtgen ve yeşil baklava neyi ifade eder?
Mavi renkli dikdörtgen aktiviteleri (görevleri) içerirken, yeşil baklava kutusu bir kararı ifade eder.
SMART Kurumsal Yönetim Portalı (KYP) ile aktivite kutularına hangi detaylar girilebilir?
Portal üzerinden çizilen süreçlerdeki aktivite kutularına; görevin adı, sorumlusu, KPI'ları, riskleri, süresi, kullanılan dokümanlar ve kontrol yöntemleri gibi detaylı bilgiler girilebilir.
İş akış şeması hazırlarken kullanılan BPMN tekniği nedir?
BPMN (Business Process Model and Notation), standartlaştırılmış sembol seti ile iş süreçlerini hem teknik hem de idari seviyede modellemeyi sağlayan uluslararası bir dildir.
Süreç haritalandırma çalışmalarının kurumsallaşmaya etkisi nedir?
Kurumsallaşma, süreçlerin standardize edilmesi anlamına gelmektedir ve bir süreci, süreç haritası olmadan standardize etmek mümkün değildir.
Yorumlar